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DOCUMENTATION.md

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+# Documentation - Gestion des Formations Manager Itinova
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+## Vue d'ensemble
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+L'application **Gestion des Formations Manager Itinova** est une solution complète développée pour gérer l'organisation interne des formations destinées à environ 150 apprenants entre février et octobre 2026, puis 3 sessions par an. Elle permet à la DRH (assistante formation, responsable Développement RH) et à la Directrice Qualité et Transformation de gérer efficacement les inscriptions, les sessions, et les communications automatisées.
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+## Fonctionnalités principales
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+### 1. Gestion des formations
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+L'application permet de créer et gérer plusieurs formations en parallèle. Chaque formation dispose d'un lien unique d'inscription qui peut être partagé avec les apprenants.
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+**Caractéristiques :**
+- Création de formations avec nom, description et lien unique personnalisé
+- Activation/désactivation des formations
+- Génération automatique de liens d'inscription distincts pour chaque formation
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+### 2. Gestion des sessions
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+Les sessions sont les instances concrètes d'une formation avec des dates, un lieu et une capacité définis.
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+**Caractéristiques :**
+- Création de sessions avec dates de début et fin
+- Définition du lieu de formation
+- Capacité maximale fixée à 12 participants par session
+- Date de blocage automatique à J-15 avant le début de la session
+- Statuts de session : ouverte, bloquée, terminée
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+### 3. Gestion des apprenants
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+L'application maintient une base de données des apprenants avec leurs informations essentielles.
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+**Informations collectées :**
+- Nom et prénom
+- Email professionnel
+- Code établissement
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+### 4. Système d'inscription
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+Les apprenants peuvent s'inscrire via un lien unique propre à chaque formation. Le système applique automatiquement toutes les contraintes définies.
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+**Validations automatiques :**
+- Vérification de la capacité maximale (12 participants)
+- Prévention des doubles inscriptions
+- Blocage des inscriptions et désinscriptions à J-15
+- Gestion automatique de la liste d'attente si la session est complète
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+### 5. Invitations et communications automatiques
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+Dès qu'un apprenant s'inscrit, le système génère et envoie automatiquement une invitation Outlook avec tous les détails de la formation.
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+**Fonctionnalités d'envoi :**
+- **Email de confirmation** : envoyé immédiatement après l'inscription avec invitation Outlook (.ics) en pièce jointe
+- **Invitation Outlook** : fichier .ics avec statut "occupé" incluant le lieu de formation
+- **Email teaser** : peut être envoyé manuellement par les administrateurs à tous les inscrits d'une session
+- **Email de rappel J-7** : peut être envoyé manuellement 7 jours avant la formation
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+### 6. Exports et feuilles de présence
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+Les administrateurs peuvent exporter les listes d'inscrits dans différents formats pour faciliter la gestion administrative.
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+**Formats disponibles :**
+- **Export Excel** : liste complète des inscrits avec toutes leurs informations
+- **Export PDF** : liste des inscrits au format PDF
+- **Feuille de présence PDF** : document prêt à imprimer avec nom, prénom, code établissement et colonne signature
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+## Guide d'utilisation
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+### Pour les administrateurs
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+#### Connexion
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+1. Accédez à l'application via l'URL fournie
+2. Cliquez sur "Se connecter"
+3. Utilisez vos identifiants Manus OAuth
+4. Vous serez redirigé vers le tableau de bord administrateur
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+#### Créer une formation
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+1. Dans le menu latéral, cliquez sur **Formations**
+2. Cliquez sur le bouton **Nouvelle formation**
+3. Remplissez les informations :
+   - Nom de la formation (ex: "Manager Itinova")
+   - Description (optionnelle)
+   - Lien unique (ex: "manager-itinova-2026")
+   - Cochez "Formation active" pour la rendre disponible
+4. Cliquez sur **Créer**
+5. Le lien d'inscription sera généré automatiquement : `/inscription/[votre-lien-unique]`
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+#### Créer une session
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+1. Dans le menu latéral, cliquez sur **Sessions**
+2. Cliquez sur le bouton **Nouvelle session**
+3. Remplissez les informations :
+   - Sélectionnez la formation associée
+   - Nom de la session (ex: "Session 1 - Février 2026")
+   - Date et heure de début
+   - Date et heure de fin
+   - Lieu de la formation (sera inclus dans l'invitation Outlook)
+   - Capacité maximale (par défaut 12)
+   - Date de blocage (J-15 avant le début)
+   - Statut (ouverte, bloquée, terminée)
+4. Cliquez sur **Créer**
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+#### Gérer les inscriptions
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+1. Dans le menu **Sessions**, cliquez sur l'icône **Utilisateurs** à côté d'une session
+2. Vous verrez :
+   - Le nombre de places confirmées sur la capacité totale
+   - Le nombre de personnes en liste d'attente
+   - La liste complète des inscrits avec leurs informations
+3. Actions disponibles :
+   - Modifier le statut d'une inscription (confirmée, liste d'attente, annulée)
+   - Exporter la liste en Excel ou PDF
+   - Générer une feuille de présence
+   - Envoyer des emails groupés (teaser ou rappel J-7)
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+#### Envoyer des emails groupés
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+1. Accédez à la page des inscrits d'une session
+2. Cliquez sur **Envoyer teaser** pour envoyer un email d'introduction à tous les inscrits confirmés
+3. Cliquez sur **Envoyer rappel J-7** pour envoyer un rappel 7 jours avant la formation
+4. Un message de confirmation indiquera le nombre d'emails envoyés avec succès
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+#### Exporter les données
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+1. Accédez à la page des inscrits d'une session
+2. Cliquez sur :
+   - **Exporter Excel** : télécharge un fichier .xlsx avec toutes les informations
+   - **Exporter PDF** : télécharge un fichier PDF avec la liste des inscrits
+   - **Feuille de présence** : télécharge un PDF prêt à imprimer pour la signature des participants
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+### Pour les apprenants
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+#### S'inscrire à une formation
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+1. Cliquez sur le lien d'inscription fourni par la DRH (ex: `https://[domaine]/inscription/manager-itinova-2026`)
+2. Consultez les sessions disponibles avec :
+   - Les dates et horaires
+   - Le lieu de formation
+   - Le nombre de places disponibles
+   - Le statut (disponible, complète, fermée)
+3. Sélectionnez la session souhaitée en cliquant dessus
+4. Remplissez vos informations :
+   - Nom
+   - Prénom
+   - Email professionnel
+   - Code établissement
+5. Cliquez sur **Confirmer mon inscription**
+6. Vous recevrez immédiatement :
+   - Un email de confirmation
+   - Une invitation Outlook (.ics) à ajouter à votre calendrier
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+#### Que se passe-t-il après l'inscription ?
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+- **Si votre inscription est confirmée** : vous recevrez une invitation Outlook qui bloquera automatiquement votre agenda avec le statut "occupé"
+- **Si la session est complète** : vous serez placé en liste d'attente et contacté si une place se libère
+- **15 jours avant la formation** : les inscriptions et désinscriptions seront bloquées
+- **7 jours avant la formation** : vous recevrez un email de rappel avec tous les détails pratiques
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+## Gestion des rôles et permissions
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+L'application utilise un système de rôles pour contrôler l'accès aux fonctionnalités :
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+### Rôle Administrateur
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+Accordé aux membres de la DRH (assistante formation, responsable Développement RH, Directrice Qualité et Transformation, stagiaire).
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+**Permissions :**
+- Accès complet au tableau de bord administrateur
+- Création, modification et suppression de formations
+- Création, modification et suppression de sessions
+- Gestion des apprenants
+- Consultation et modification des inscriptions
+- Envoi d'emails groupés
+- Export des données
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+### Rôle Utilisateur
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+Les apprenants qui s'inscrivent via le lien public.
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+**Permissions :**
+- Accès au formulaire d'inscription public
+- Consultation des sessions disponibles
+- Inscription à une session (dans les limites définies)
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+## Contraintes et règles métier
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+### Capacité des sessions
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+Chaque session est limitée à **12 participants maximum**. Au-delà, les apprenants sont automatiquement placés en liste d'attente.
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+### Blocage à J-15
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+Les inscriptions et désinscriptions sont automatiquement bloquées **15 jours avant le début de la session**. Cette règle garantit la stabilité des groupes et évite les désistements de dernière minute.
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+### Prévention des doubles inscriptions
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+Le système empêche un apprenant de s'inscrire plusieurs fois à la même session. Si l'apprenant existe déjà dans la base de données (même email), ses informations sont réutilisées.
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+### Statuts des inscriptions
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+- **Confirmée** : l'apprenant a une place garantie dans la session
+- **Liste d'attente** : la session est complète, l'apprenant sera contacté si une place se libère
+- **Annulée** : l'inscription a été annulée par l'apprenant ou l'administrateur
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+## Architecture technique
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+### Technologies utilisées
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+L'application est construite avec une architecture moderne full-stack :
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+**Frontend :**
+- React 19 avec TypeScript
+- Tailwind CSS 4 pour le design
+- tRPC pour la communication type-safe avec le backend
+- Wouter pour le routage
+- shadcn/ui pour les composants d'interface
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+**Backend :**
+- Node.js avec Express
+- tRPC pour les API type-safe
+- Drizzle ORM pour l'accès à la base de données
+- MySQL/TiDB comme base de données
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+**Fonctionnalités :**
+- Génération de fichiers ICS (iCalendar) pour Outlook
+- Export Excel avec xlsx
+- Export PDF avec jsPDF
+- Système d'emails automatisés
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+### Base de données
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+Le schéma de base de données comprend 5 tables principales :
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+1. **users** : utilisateurs authentifiés (administrateurs)
+2. **formations** : catalogue des formations
+3. **sessions** : instances de formations avec dates et lieux
+4. **apprenants** : base de données des participants
+5. **inscriptions** : relation entre apprenants et sessions avec statuts
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+## Confidentialité et sécurité
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+L'application respecte les principes de confidentialité des données :
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+- **Authentification sécurisée** : via Manus OAuth pour les administrateurs
+- **Contrôle d'accès** : seuls les administrateurs peuvent accéder aux données sensibles
+- **Protection des données** : les informations personnelles des apprenants sont stockées de manière sécurisée
+- **Emails professionnels** : seuls les emails professionnels sont collectés
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+## Support et maintenance
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+### Contact
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+Pour toute question ou problème technique, contactez le service RH ou l'équipe de développement.
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+### Évolutions futures
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+L'application est conçue pour être évolutive. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins :
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+- Intégration avec un vrai service SMTP pour l'envoi d'emails
+- Tableau de bord analytique avec statistiques de participation
+- Système de notation et d'évaluation post-formation
+- Gestion des formateurs et de leurs disponibilités
+- Notifications push pour les rappels
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+## Notes importantes
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+### Emails simulés
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+Dans la version actuelle, les emails sont **simulés** et affichés dans les logs du serveur. Pour une utilisation en production, il est nécessaire d'intégrer un service SMTP réel (comme SendGrid, Mailgun, ou un serveur SMTP d'entreprise).
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+### Personnalisation
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+Les templates d'emails peuvent être personnalisés dans le fichier `server/emailService.ts` pour correspondre à la charte graphique de l'entreprise.
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+### Sauvegarde des données
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+Il est recommandé de mettre en place une stratégie de sauvegarde régulière de la base de données pour prévenir toute perte de données.
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+**Version de la documentation :** 1.0  
+**Date de dernière mise à jour :** 2026-01-17  
+**Auteur :** Manus AI