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Documentation - Gestion des Formations Manager Itinova

Vue d'ensemble

L'application Gestion des Formations Manager Itinova est une solution complète développée pour gérer l'organisation interne des formations destinées à environ 150 apprenants entre février et octobre 2026, puis 3 sessions par an. Elle permet à la DRH (assistante formation, responsable Développement RH) et à la Directrice Qualité et Transformation de gérer efficacement les inscriptions, les sessions, et les communications automatisées.

Fonctionnalités principales

1. Gestion des formations

L'application permet de créer et gérer plusieurs formations en parallèle. Chaque formation dispose d'un lien unique d'inscription qui peut être partagé avec les apprenants.

Caractéristiques :

• Création de formations avec nom, description et lien unique personnalisé
• Activation/désactivation des formations
• Génération automatique de liens d'inscription distincts pour chaque formation

2. Gestion des sessions

Les sessions sont les instances concrètes d'une formation avec des dates, un lieu et une capacité définis.

Caractéristiques :

• Création de sessions avec dates de début et fin
• Définition du lieu de formation
• Capacité maximale fixée à 12 participants par session
• Date de blocage automatique à J-15 avant le début de la session
• Statuts de session : ouverte, bloquée, terminée

3. Gestion des apprenants

L'application maintient une base de données des apprenants avec leurs informations essentielles.

Informations collectées :

• Nom et prénom
• Email professionnel
• Code établissement

4. Système d'inscription

Les apprenants peuvent s'inscrire via un lien unique propre à chaque formation. Le système applique automatiquement toutes les contraintes définies.

Validations automatiques :

• Vérification de la capacité maximale (12 participants)
• Prévention des doubles inscriptions
• Blocage des inscriptions et désinscriptions à J-15
• Gestion automatique de la liste d'attente si la session est complète

5. Invitations et communications automatiques

Dès qu'un apprenant s'inscrit, le système génère et envoie automatiquement une invitation Outlook avec tous les détails de la formation.

Fonctionnalités d'envoi :

• Email de confirmation : envoyé immédiatement après l'inscription avec invitation Outlook (.ics) en pièce jointe
• Invitation Outlook : fichier .ics avec statut "occupé" incluant le lieu de formation
• Email teaser : peut être envoyé manuellement par les administrateurs à tous les inscrits d'une session
• Email de rappel J-7 : peut être envoyé manuellement 7 jours avant la formation

6. Exports et feuilles de présence

Les administrateurs peuvent exporter les listes d'inscrits dans différents formats pour faciliter la gestion administrative.

Formats disponibles :

• Export Excel : liste complète des inscrits avec toutes leurs informations
• Export PDF : liste des inscrits au format PDF
• Feuille de présence PDF : document prêt à imprimer avec nom, prénom, code établissement et colonne signature

Guide d'utilisation

Pour les administrateurs

Connexion

1. Accédez à l'application via l'URL fournie
2. Cliquez sur "Se connecter"
3. Utilisez vos identifiants Manus OAuth
4. Vous serez redirigé vers le tableau de bord administrateur

Créer une formation

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Formations
2. Cliquez sur le bouton Nouvelle formation
3. Remplissez les informations :
   • Nom de la formation (ex: "Manager Itinova")
   • Description (optionnelle)
   • Lien unique (ex: "manager-itinova-2026")
   • Cochez "Formation active" pour la rendre disponible
4. Cliquez sur Créer
5. Le lien d'inscription sera généré automatiquement : /inscription/[votre-lien-unique]

Créer une session

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Sessions
2. Cliquez sur le bouton Nouvelle session
3. Remplissez les informations :
   • Sélectionnez la formation associée
   • Nom de la session (ex: "Session 1 - Février 2026")
   • Date et heure de début
   • Date et heure de fin
   • Lieu de la formation (sera inclus dans l'invitation Outlook)
   • Capacité maximale (par défaut 12)
   • Date de blocage (J-15 avant le début)
   • Statut (ouverte, bloquée, terminée)
4. Cliquez sur Créer

Gérer les inscriptions

1. Dans le menu Sessions, cliquez sur l'icône Utilisateurs à côté d'une session
2. Vous verrez :
   • Le nombre de places confirmées sur la capacité totale
   • Le nombre de personnes en liste d'attente
   • La liste complète des inscrits avec leurs informations
3. Actions disponibles :
   • Modifier le statut d'une inscription (confirmée, liste d'attente, annulée)
   • Exporter la liste en Excel ou PDF
   • Générer une feuille de présence
   • Envoyer des emails groupés (teaser ou rappel J-7)

Envoyer des emails groupés

1. Accédez à la page des inscrits d'une session
2. Cliquez sur Envoyer teaser pour envoyer un email d'introduction à tous les inscrits confirmés
3. Cliquez sur Envoyer rappel J-7 pour envoyer un rappel 7 jours avant la formation
4. Un message de confirmation indiquera le nombre d'emails envoyés avec succès

Exporter les données

1. Accédez à la page des inscrits d'une session
2. Cliquez sur :
   • Exporter Excel : télécharge un fichier .xlsx avec toutes les informations
   • Exporter PDF : télécharge un fichier PDF avec la liste des inscrits
   • Feuille de présence : télécharge un PDF prêt à imprimer pour la signature des participants

Pour les apprenants

S'inscrire à une formation

1. Cliquez sur le lien d'inscription fourni par la DRH (ex: https://[domaine]/inscription/manager-itinova-2026)
2. Consultez les sessions disponibles avec :
   • Les dates et horaires
   • Le lieu de formation
   • Le nombre de places disponibles
   • Le statut (disponible, complète, fermée)
3. Sélectionnez la session souhaitée en cliquant dessus
4. Remplissez vos informations :
   • Nom
   • Prénom
   • Email professionnel
   • Code établissement
5. Cliquez sur Confirmer mon inscription
6. Vous recevrez immédiatement :
   • Un email de confirmation
   • Une invitation Outlook (.ics) à ajouter à votre calendrier

Que se passe-t-il après l'inscription ?

• Si votre inscription est confirmée : vous recevrez une invitation Outlook qui bloquera automatiquement votre agenda avec le statut "occupé"
• Si la session est complète : vous serez placé en liste d'attente et contacté si une place se libère
• 15 jours avant la formation : les inscriptions et désinscriptions seront bloquées
• 7 jours avant la formation : vous recevrez un email de rappel avec tous les détails pratiques

Gestion des rôles et permissions

L'application utilise un système de rôles pour contrôler l'accès aux fonctionnalités :

Rôle Administrateur

Accordé aux membres de la DRH (assistante formation, responsable Développement RH, Directrice Qualité et Transformation, stagiaire).

Permissions :

• Accès complet au tableau de bord administrateur
• Création, modification et suppression de formations
• Création, modification et suppression de sessions
• Gestion des apprenants
• Consultation et modification des inscriptions
• Envoi d'emails groupés
• Export des données

Rôle Utilisateur

Les apprenants qui s'inscrivent via le lien public.

Permissions :

• Accès au formulaire d'inscription public
• Consultation des sessions disponibles
• Inscription à une session (dans les limites définies)

Contraintes et règles métier

Capacité des sessions

Chaque session est limitée à 12 participants maximum. Au-delà, les apprenants sont automatiquement placés en liste d'attente.

Blocage à J-15

Les inscriptions et désinscriptions sont automatiquement bloquées 15 jours avant le début de la session. Cette règle garantit la stabilité des groupes et évite les désistements de dernière minute.

Prévention des doubles inscriptions

Le système empêche un apprenant de s'inscrire plusieurs fois à la même session. Si l'apprenant existe déjà dans la base de données (même email), ses informations sont réutilisées.

Statuts des inscriptions

• Confirmée : l'apprenant a une place garantie dans la session
• Liste d'attente : la session est complète, l'apprenant sera contacté si une place se libère
• Annulée : l'inscription a été annulée par l'apprenant ou l'administrateur

Architecture technique

Technologies utilisées

L'application est construite avec une architecture moderne full-stack :

Frontend :

• React 19 avec TypeScript
• Tailwind CSS 4 pour le design
• tRPC pour la communication type-safe avec le backend
• Wouter pour le routage
• shadcn/ui pour les composants d'interface

Backend :

• Node.js avec Express
• tRPC pour les API type-safe
• Drizzle ORM pour l'accès à la base de données
• MySQL/TiDB comme base de données

Fonctionnalités :

• Génération de fichiers ICS (iCalendar) pour Outlook
• Export Excel avec xlsx
• Export PDF avec jsPDF
• Système d'emails automatisés

Base de données

Le schéma de base de données comprend 5 tables principales :

1. users : utilisateurs authentifiés (administrateurs)
2. formations : catalogue des formations
3. sessions : instances de formations avec dates et lieux
4. apprenants : base de données des participants
5. inscriptions : relation entre apprenants et sessions avec statuts

Confidentialité et sécurité

L'application respecte les principes de confidentialité des données :

• Authentification sécurisée : via Manus OAuth pour les administrateurs
• Contrôle d'accès : seuls les administrateurs peuvent accéder aux données sensibles
• Protection des données : les informations personnelles des apprenants sont stockées de manière sécurisée
• Emails professionnels : seuls les emails professionnels sont collectés

Support et maintenance

Contact

Pour toute question ou problème technique, contactez le service RH ou l'équipe de développement.

Évolutions futures

L'application est conçue pour être évolutive. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins :

• Intégration avec un vrai service SMTP pour l'envoi d'emails
• Tableau de bord analytique avec statistiques de participation
• Système de notation et d'évaluation post-formation
• Gestion des formateurs et de leurs disponibilités
• Notifications push pour les rappels

Notes importantes

Emails simulés

Dans la version actuelle, les emails sont simulés et affichés dans les logs du serveur. Pour une utilisation en production, il est nécessaire d'intégrer un service SMTP réel (comme SendGrid, Mailgun, ou un serveur SMTP d'entreprise).

Personnalisation

Les templates d'emails peuvent être personnalisés dans le fichier server/emailService.ts pour correspondre à la charte graphique de l'entreprise.

Sauvegarde des données

Il est recommandé de mettre en place une stratégie de sauvegarde régulière de la base de données pour prévenir toute perte de données.

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Version de la documentation : 1.0
Date de dernière mise à jour : 2026-01-17
Auteur : Manus AI