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Guide de Configuration des Emails et Rappels Automatiques

Ce guide vous accompagne pas à pas pour personnaliser vos templates d'emails, tester l'envoi et configurer les rappels automatiques.

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1. Personnaliser les Templates d'Emails (J-7 et J-1)

Accéder à la page des templates

1. Connectez-vous à l'interface d'administration
2. Dans le menu latéral, cliquez sur "Templates d'emails" (section Configuration)

Personnaliser le template Rappel J-7

1. Dans le menu déroulant "Type de template", sélectionnez "Rappel J-7"

2. Ajouter le logo Itinova :

   • Dans le champ "URL du logo (optionnel)", entrez l'URL de votre logo
   • Exemple : https://www.itinova.org/wp-content/uploads/2023/01/logo-itinova.png
   • Le logo apparaîtra en haut de l'email

3. Personnaliser les couleurs :

   • Couleur fond en-tête : Cliquez sur le sélecteur de couleur et choisissez la couleur principale d'Itinova
     • Suggestion : #1e40af (bleu Itinova) ou #2563eb (bleu par défaut)
   • Couleur texte en-tête : Gardez #ffffff (blanc) pour une bonne lisibilité
   • Couleur principale : Utilisez la même couleur que le fond d'en-tête pour les boutons et accents

4. Modifier le titre de l'en-tête (optionnel) :

   • Changez "Formation Manager Itinova" par le nom de votre organisation si souhaité
   • Exemple : "Itinova - Formations Management"

5. Personnaliser le contenu (optionnel) :

   • Le corps du message contient déjà toutes les variables nécessaires ({{datesHTML}}, {{nomFormation}}, etc.)
   • Vous pouvez modifier le texte pour l'adapter à votre ton de communication
   • Important : Ne supprimez pas les variables entre {{ et }}, elles seront remplacées automatiquement

6. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder vos modifications

7. Utilisez le bouton "Aperçu email" pour voir le rendu final

Personnaliser le template Rappel J-1

Répétez les mêmes étapes en sélectionnant "Rappel J-1" dans le menu déroulant.

Conseil : Utilisez les mêmes couleurs et le même logo pour maintenir une cohérence visuelle entre tous vos emails.

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2. Tester l'Envoi d'Emails

Prérequis : Configuration SMTP

Avant de tester l'envoi, assurez-vous que votre configuration SMTP est correcte :

1. Allez dans "Configuration SMTP" (menu latéral)
2. Vérifiez que :
   • L'API Key Resend est renseignée
   • L'Email expéditeur est configuré (exemple : formations@itinova.org)
   • Le Mode est sur "Production" (pour un envoi réel)

Tester depuis la page Templates d'emails

1. Sélectionnez le template que vous souhaitez tester (J-7 ou J-1)
2. Cliquez sur "Aperçu email" pour voir le rendu
3. Pour envoyer un email de test :
   • Allez dans "Configuration SMTP"
   • Utilisez la fonction "Tester l'envoi"
   • Entrez votre adresse email personnelle
   • Cliquez sur "Envoyer email de test"

Tester depuis une séquence réelle

Pour tester avec de vraies données de séquence :

1. Allez dans "Séquences" (menu latéral)
2. Cliquez sur une séquence existante avec des inscrits
3. Dans la page des inscrits, cliquez sur "Envoyer email groupé"
4. Sélectionnez le type d'email (Rappel J-7 ou Rappel J-1)
5. Pour un test : Décochez tous les inscrits sauf vous-même
6. Cliquez sur "Envoyer"

Vérifier le rendu dans différents clients

Après réception de l'email de test, vérifiez :

• Outlook : Le logo s'affiche-t-il ? Les couleurs sont-elles correctes ?
• Gmail : Les dates sont-elles bien formatées ?
• Mobile : L'email est-il lisible sur smartphone ?

Si des ajustements sont nécessaires, retournez dans "Templates d'emails" et modifiez les paramètres.

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3. Configurer les Rappels Automatiques

Accéder à la page Rappels

1. Dans le menu latéral, cliquez sur "Rappels" (section Configuration)

Créer un rappel automatique J-7

1. Cliquez sur "Nouveau Rappel"

2. Remplissez le formulaire :

   • Nom : Rappel automatique J-7
   • Type : Sélectionnez "Rappel J-7"
   • Jours avant : 7
   • Heure d'envoi : Choisissez l'heure souhaitée (exemple : 09:00)
   • Actif : Cochez la case pour activer immédiatement

3. Cliquez sur "Créer"

Créer un rappel automatique J-1

Répétez les mêmes étapes avec :

• Nom : Rappel automatique J-1
• Type : "Rappel J-1"
• Jours avant : 1
• Heure d'envoi : 09:00 (ou l'heure souhaitée)

Fonctionnement des rappels automatiques

Une fois configurés, les rappels fonctionnent ainsi :

1. Chaque jour à l'heure définie, le système vérifie toutes les séquences

2. Pour chaque séquence dont la première date est dans 7 jours (ou 1 jour), le système :

   • Récupère la liste des inscrits confirmés
   • Génère un email personnalisé avec le template configuré
   • Envoie l'email à chaque inscrit

3. Aucune intervention manuelle nécessaire : Les emails sont envoyés automatiquement

Gérer les rappels existants

Dans la page "Rappels", vous pouvez :

• Activer/Désactiver un rappel en cliquant sur le bouton correspondant
• Modifier un rappel pour changer l'heure d'envoi ou le type
• Supprimer un rappel qui n'est plus nécessaire

Surveiller les envois

Pour vérifier que les rappels fonctionnent :

1. Consultez les logs d'envoi dans la page "Configuration SMTP"
2. Vérifiez que les emails sont bien reçus par les apprenants
3. En cas de problème, vérifiez :
   • La configuration SMTP est correcte
   • Le rappel est bien activé
   • Les séquences ont des inscrits confirmés

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Récapitulatif des Étapes

Étape	Action	Résultat attendu
1	Personnaliser templates J-7 et J-1	Logo et couleurs Itinova appliqués
2	Tester l'envoi d'un email	Email reçu avec bon formatage
3	Créer rappel automatique J-7	Rappel actif, envoi à J-7
4	Créer rappel automatique J-1	Rappel actif, envoi à J-1

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Questions Fréquentes

Q : Puis-je modifier le contenu du message après avoir créé un rappel ?
R : Oui, modifiez le template dans "Templates d'emails". Les rappels automatiques utiliseront toujours la dernière version du template.

Q : Les rappels sont-ils envoyés même le week-end ?
R : Oui, les rappels sont envoyés tous les jours, y compris le week-end. Si vous souhaitez éviter cela, désactivez temporairement les rappels.

Q : Que se passe-t-il si un apprenant se désinscrit après l'envoi du rappel J-7 ?
R : Il ne recevra pas le rappel J-1 car le système vérifie la liste des inscrits confirmés avant chaque envoi.

Q : Puis-je créer d'autres types de rappels (J-3, J-14, etc.) ?
R : Actuellement, seuls les rappels J-7 et J-1 sont disponibles. Pour d'autres types, contactez le support technique.

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Support

Pour toute question ou problème technique, contactez le service RH ou l'administrateur système.

Bonne configuration ! 🎉