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# Guide d'Import Excel - Formations et Séquences

## Vue d'ensemble

La fonctionnalité d'import Excel permet de créer plusieurs formations et séquences en une seule opération à partir d'un fichier Excel. Cela facilite grandement la saisie initiale des données ou les mises à jour massives.

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## Accès à la Fonctionnalité

Dans le menu de navigation, cliquez sur **Gestion** > **Import Excel**.

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## Étapes d'Import

### 1. Télécharger le Template Excel

Cliquez sur le bouton **"Télécharger le template"** pour obtenir le fichier Excel pré-formaté.

Le template contient deux feuilles :
- **Formations** : Pour créer les formations
- **Séquences** : Pour créer les séquences liées aux formations

Chaque feuille contient :
- Des en-têtes de colonnes
- Des exemples de données
- Des instructions détaillées en bas de feuille

### 2. Remplir le Fichier Excel

#### Feuille "Formations"

| Colonne | Description | Obligatoire | Valeurs possibles |
|---------|-------------|-------------|-------------------|
| Nom de la formation | Nom unique de la formation | ✅ Oui | Texte libre |
| Description | Description détaillée | ✅ Oui | Texte libre |
| Public cible | Public visé par la formation | ✅ Oui | `directeur`, `chef_service`, `tous`, `autre` |

**Exemple** :
```
Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur
Formation Leadership         | Développer ses compétences en leadership | chef_service
Formation Gestion du temps   | Optimiser son organisation quotidienne   | tous
```

#### Feuille "Séquences"

| Colonne | Description | Obligatoire | Format |
|---------|-------------|-------------|--------|
| Formation (nom exact) | Nom de la formation (doit exister dans la feuille Formations) | ✅ Oui | Texte exact |
| Nom de la séquence | Nom unique de la séquence | ✅ Oui | Texte libre |
| Lieu | Lieu de la formation | ✅ Oui | Texte libre |
| Public cible | Public visé | ✅ Oui | `directeur`, `chef_service`, `tous`, `autre` |
| Capacité max | Nombre maximum de participants | ✅ Oui | Nombre (12 par défaut) |
| Date blocage (J-15) | Date de blocage des inscriptions | ✅ Oui | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Statut | Statut de la séquence | ✅ Oui | `ouverte`, `bloquee`, `terminee` |
| Date 1 - Début | Première date de début | ✅ Oui | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 1 - Fin | Première date de fin | ✅ Oui | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 2 - Début | Deuxième date de début (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 2 - Fin | Deuxième date de fin (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 3 - Début | Troisième date de début (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 3 - Fin | Troisième date de fin (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 4 - Début | Quatrième date de début (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |
| Date 4 - Fin | Quatrième date de fin (optionnel) | ❌ Non | `YYYY-MM-DD HH:MM` |

**Exemple** :
```
Formation               | Nom séquence          | Lieu                | Public cible | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Formation manager...    | Groupe A - Janvier    | Siège - grande salle| directeur    | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00
```

### 3. Importer le Fichier

1. Cliquez sur **"Choisir un fichier"**
2. Sélectionnez votre fichier Excel rempli
3. Une **prévisualisation** s'affiche automatiquement

La prévisualisation montre :
- ✅ Les formations qui seront créées
- ✅ Les séquences qui seront créées
- ⚠️ Les avertissements (si présents)
- ❌ Les erreurs (si présentes)

4. Si tout est correct, cliquez sur **"Importer les données"**
5. Un message de confirmation affiche le nombre de formations et séquences créées

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## Validation des Données

Le système effectue plusieurs validations avant l'import :

### Validations des Formations
- ✅ Le nom est obligatoire et non vide
- ✅ La description est obligatoire et non vide
- ✅ Le public cible doit être : `directeur`, `chef_service`, `tous` ou `autre`

### Validations des Séquences
- ✅ Le nom de la formation doit correspondre EXACTEMENT à une formation de la feuille "Formations"
- ✅ Le nom de la séquence est obligatoire
- ✅ Le lieu est obligatoire
- ✅ Le public cible doit être valide
- ✅ La date de blocage est obligatoire et au bon format
- ✅ Le statut doit être : `ouverte`, `bloquee` ou `terminee`
- ✅ Au moins une date (Date 1) est obligatoire
- ⚠️ Maximum 4 dates autorisées (les dates supplémentaires sont ignorées)

### Messages d'Erreur

Si des erreurs sont détectées, elles s'affichent avec le numéro de ligne concerné :

**Exemples** :
- `Formation ligne 3: Le nom est obligatoire`
- `Séquence ligne 5: Formation "Formation XYZ" non trouvée dans la feuille Formations`
- `Séquence ligne 7: Public cible invalide (directeure)`

**Important** : L'import est bloqué tant qu'il reste des erreurs. Corrigez-les dans le fichier Excel et réimportez.

### Messages d'Avertissement

Les avertissements n'empêchent pas l'import mais signalent des points d'attention :

**Exemples** :
- `Séquence ligne 8: Maximum 4 dates autorisées, les dates supplémentaires seront ignorées`

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## Conseils et Bonnes Pratiques

### Format des Dates

✅ **Format correct** : `2026-01-20 09:00`
- Année sur 4 chiffres
- Mois sur 2 chiffres (01-12)
- Jour sur 2 chiffres (01-31)
- Heure sur 2 chiffres (00-23)
- Minutes sur 2 chiffres (00-59)

❌ **Formats incorrects** :
- `20/01/2026 09:00` (format français)
- `01-20-2026 9:00` (format américain)
- `2026-1-20 9:0` (chiffres manquants)

### Correspondance Formations-Séquences

Le nom de la formation dans la feuille "Séquences" doit correspondre **EXACTEMENT** au nom dans la feuille "Formations" :

✅ **Correct** :
- Formations : `Formation manager Itinova`
- Séquences : `Formation manager Itinova`

❌ **Incorrect** :
- Formations : `Formation manager Itinova`
- Séquences : `Formation Manager Itinova` (majuscule différente)
- Séquences : `Formation manager` (nom tronqué)

**Astuce** : Utilisez le copier-coller pour éviter les erreurs de frappe.

### Public Cible

Les valeurs acceptées (insensibles à la casse) :
- `directeur`
- `chef_service` ou `chef de service`
- `tous`
- `autre`

### Capacité Maximale

- Valeur par défaut : **12 participants**
- Peut être modifiée selon vos besoins
- Doit être un nombre entier positif

### Dates Multiples

- Minimum : **1 date** (Date 1 obligatoire)
- Maximum : **4 dates**
- Laissez les colonnes vides pour les dates non utilisées
- Les dates doivent être dans l'ordre chronologique (recommandé mais non obligatoire)

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## Exemples Complets

### Exemple 1 : Formation Simple avec 1 Date

**Feuille Formations** :
```
Nom de la formation    | Description                  | Public cible
Initiation Excel       | Formation de base sur Excel  | tous
```

**Feuille Séquences** :
```
Formation        | Nom séquence | Lieu      | Public | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Initiation Excel | Session Mars | Salle A   | tous   | 15       | 2026-03-01 10:00  | ouverte | 2026-03-16 09:00| 2026-03-16 17:00
```

### Exemple 2 : Formation avec 4 Dates

**Feuille Formations** :
```
Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur
```

**Feuille Séquences** :
```
Formation                 | Nom séquence | Lieu               | Public    | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin      | Date 2 Début    | Date 2 Fin      | Date 3 Début    | Date 3 Fin      | Date 4 Début    | Date 4 Fin
Formation manager Itinova | Groupe A     | Siège - grande salle| directeur | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00| 2026-01-27 09:00| 2026-01-27 17:00| 2026-02-03 09:00| 2026-02-03 17:00| 2026-02-10 09:00| 2026-02-10 17:00
```

### Exemple 3 : Import Multiple

**Feuille Formations** :
```
Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur
Formation Leadership         | Développer ses compétences en leadership | chef_service
Formation Gestion du temps   | Optimiser son organisation quotidienne   | tous
```

**Feuille Séquences** :
```
Formation                 | Nom séquence       | Lieu        | Public       | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Formation manager Itinova | Groupe A - Janvier | Salle A     | directeur    | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00
Formation manager Itinova | Groupe B - Février | Salle A     | directeur    | 12       | 2026-02-01 10:00  | ouverte | 2026-02-15 09:00| 2026-02-15 17:00
Formation Leadership      | Session Printemps  | Salle B     | chef_service | 15       | 2026-03-01 10:00  | ouverte | 2026-03-16 09:00| 2026-03-16 12:00
Formation Gestion du temps| Session Été        | En ligne    | tous         | 20       | 2026-06-01 10:00  | ouverte | 2026-06-15 14:00| 2026-06-15 17:00
```

Ce fichier créera :
- ✅ 3 formations
- ✅ 4 séquences

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## Dépannage

### Problème : "Erreur lors de la lecture du fichier"

**Causes possibles** :
- Le fichier n'est pas au format Excel (.xlsx ou .xls)
- Le fichier est corrompu
- Les feuilles "Formations" ou "Séquences" sont manquantes ou renommées

**Solution** :
- Utilisez le template fourni
- Vérifiez que les noms des feuilles sont exactement "Formations" et "Séquences"
- Réenregistrez le fichier au format .xlsx

### Problème : "Formation non trouvée"

**Cause** :
- Le nom de la formation dans la feuille "Séquences" ne correspond pas exactement à celui de la feuille "Formations"

**Solution** :
- Vérifiez l'orthographe exacte
- Vérifiez les espaces en début/fin
- Utilisez le copier-coller pour éviter les erreurs

### Problème : "Public cible invalide"

**Cause** :
- La valeur saisie ne fait pas partie des valeurs autorisées

**Solution** :
- Utilisez uniquement : `directeur`, `chef_service`, `tous` ou `autre`
- Vérifiez l'orthographe (pas d'accent, pas de majuscule)

### Problème : "Date de blocage obligatoire"

**Cause** :
- La colonne "Date blocage" est vide

**Solution** :
- Remplissez la date au format `YYYY-MM-DD HH:MM`
- Exemple : `2026-01-05 10:00`

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## Limites et Restrictions

- **Format de fichier** : Uniquement .xlsx et .xls
- **Taille maximale** : Pas de limite technique, mais privilégiez des imports de moins de 1000 lignes pour des performances optimales
- **Dates par séquence** : Maximum 4 dates
- **Encodage** : UTF-8 recommandé pour les caractères accentués
- **Doublons** : L'import ne vérifie pas les doublons avec les données existantes. Vérifiez manuellement avant l'import.

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## Après l'Import

Une fois l'import réussi :

1. **Vérifiez les données** :
   - Allez dans **Gestion** > **Formations** pour voir les formations créées
   - Allez dans **Gestion** > **Séquences** pour voir les séquences créées

2. **Complétez les informations manquantes** :
   - Formateurs (à assigner manuellement)
   - Informations complémentaires

3. **Activez les inscriptions** :
   - Les liens d'inscription sont générés automatiquement
   - Partagez-les avec les apprenants

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## Support

En cas de problème :
- Vérifiez que vous utilisez le template fourni
- Consultez les messages d'erreur détaillés
- Contactez le support : o.pareige@itinova.org

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**Dernière mise à jour** : 25 novembre 2025