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formation-manager-itinova/GUIDE_IMPORT_EXCEL.md

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Guide d'Import Excel - Formations et Séquences

Vue d'ensemble

La fonctionnalité d'import Excel permet de créer plusieurs formations et séquences en une seule opération à partir d'un fichier Excel. Cela facilite grandement la saisie initiale des données ou les mises à jour massives.

Accès à la Fonctionnalité

Dans le menu de navigation, cliquez sur Gestion > Import Excel.

Étapes d'Import

1. Télécharger le Template Excel

Cliquez sur le bouton "Télécharger le template" pour obtenir le fichier Excel pré-formaté.

Le template contient deux feuilles :

  • Formations : Pour créer les formations
  • Séquences : Pour créer les séquences liées aux formations

Chaque feuille contient :

  • Des en-têtes de colonnes
  • Des exemples de données
  • Des instructions détaillées en bas de feuille

2. Remplir le Fichier Excel

Feuille "Formations"

Colonne Description Obligatoire Valeurs possibles
Nom de la formation Nom unique de la formation ✅ Oui Texte libre
Description Description détaillée ✅ Oui Texte libre
Public cible Public visé par la formation ✅ Oui directeur, chef_service, tous, autre

Exemple :

Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur
Formation Leadership         | Développer ses compétences en leadership | chef_service
Formation Gestion du temps   | Optimiser son organisation quotidienne   | tous

Feuille "Séquences"

Colonne Description Obligatoire Format
Formation (nom exact) Nom de la formation (doit exister dans la feuille Formations) ✅ Oui Texte exact
Nom de la séquence Nom unique de la séquence ✅ Oui Texte libre
Lieu Lieu de la formation ✅ Oui Texte libre
Public cible Public visé ✅ Oui directeur, chef_service, tous, autre
Capacité max Nombre maximum de participants ✅ Oui Nombre (12 par défaut)
Date blocage (J-15) Date de blocage des inscriptions ✅ Oui YYYY-MM-DD HH:MM
Statut Statut de la séquence ✅ Oui ouverte, bloquee, terminee
Date 1 - Début Première date de début ✅ Oui YYYY-MM-DD HH:MM
Date 1 - Fin Première date de fin ✅ Oui YYYY-MM-DD HH:MM
Date 2 - Début Deuxième date de début (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM
Date 2 - Fin Deuxième date de fin (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM
Date 3 - Début Troisième date de début (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM
Date 3 - Fin Troisième date de fin (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM
Date 4 - Début Quatrième date de début (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM
Date 4 - Fin Quatrième date de fin (optionnel) ❌ Non YYYY-MM-DD HH:MM

Exemple :

Formation               | Nom séquence          | Lieu                | Public cible | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Formation manager...    | Groupe A - Janvier    | Siège - grande salle| directeur    | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00

3. Importer le Fichier

  1. Cliquez sur "Choisir un fichier"
  2. Sélectionnez votre fichier Excel rempli
  3. Une prévisualisation s'affiche automatiquement

La prévisualisation montre :

  • ✅ Les formations qui seront créées
  • ✅ Les séquences qui seront créées
  • ⚠️ Les avertissements (si présents)
  • ❌ Les erreurs (si présentes)
  1. Si tout est correct, cliquez sur "Importer les données"
  2. Un message de confirmation affiche le nombre de formations et séquences créées

Validation des Données

Le système effectue plusieurs validations avant l'import :

Validations des Formations

  • ✅ Le nom est obligatoire et non vide
  • ✅ La description est obligatoire et non vide
  • ✅ Le public cible doit être : directeur, chef_service, tous ou autre

Validations des Séquences

  • ✅ Le nom de la formation doit correspondre EXACTEMENT à une formation de la feuille "Formations"
  • ✅ Le nom de la séquence est obligatoire
  • ✅ Le lieu est obligatoire
  • ✅ Le public cible doit être valide
  • ✅ La date de blocage est obligatoire et au bon format
  • ✅ Le statut doit être : ouverte, bloquee ou terminee
  • ✅ Au moins une date (Date 1) est obligatoire
  • ⚠️ Maximum 4 dates autorisées (les dates supplémentaires sont ignorées)

Messages d'Erreur

Si des erreurs sont détectées, elles s'affichent avec le numéro de ligne concerné :

Exemples :

  • Formation ligne 3: Le nom est obligatoire
  • Séquence ligne 5: Formation "Formation XYZ" non trouvée dans la feuille Formations
  • Séquence ligne 7: Public cible invalide (directeure)

Important : L'import est bloqué tant qu'il reste des erreurs. Corrigez-les dans le fichier Excel et réimportez.

Messages d'Avertissement

Les avertissements n'empêchent pas l'import mais signalent des points d'attention :

Exemples :

  • Séquence ligne 8: Maximum 4 dates autorisées, les dates supplémentaires seront ignorées

Conseils et Bonnes Pratiques

Format des Dates

✅ Format correct : 2026-01-20 09:00

  • Année sur 4 chiffres
  • Mois sur 2 chiffres (01-12)
  • Jour sur 2 chiffres (01-31)
  • Heure sur 2 chiffres (00-23)
  • Minutes sur 2 chiffres (00-59)

❌ Formats incorrects :

  • 20/01/2026 09:00 (format français)
  • 01-20-2026 9:00 (format américain)
  • 2026-1-20 9:0 (chiffres manquants)

Correspondance Formations-Séquences

Le nom de la formation dans la feuille "Séquences" doit correspondre EXACTEMENT au nom dans la feuille "Formations" :

✅ Correct :

  • Formations : Formation manager Itinova
  • Séquences : Formation manager Itinova

❌ Incorrect :

  • Formations : Formation manager Itinova
  • Séquences : Formation Manager Itinova (majuscule différente)
  • Séquences : Formation manager (nom tronqué)

Astuce : Utilisez le copier-coller pour éviter les erreurs de frappe.

Public Cible

Les valeurs acceptées (insensibles à la casse) :

  • directeur
  • chef_service ou chef de service
  • tous
  • autre

Capacité Maximale

  • Valeur par défaut : 12 participants
  • Peut être modifiée selon vos besoins
  • Doit être un nombre entier positif

Dates Multiples

  • Minimum : 1 date (Date 1 obligatoire)
  • Maximum : 4 dates
  • Laissez les colonnes vides pour les dates non utilisées
  • Les dates doivent être dans l'ordre chronologique (recommandé mais non obligatoire)

Exemples Complets

Exemple 1 : Formation Simple avec 1 Date

Feuille Formations :

Nom de la formation    | Description                  | Public cible
Initiation Excel       | Formation de base sur Excel  | tous

Feuille Séquences :

Formation        | Nom séquence | Lieu      | Public | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Initiation Excel | Session Mars | Salle A   | tous   | 15       | 2026-03-01 10:00  | ouverte | 2026-03-16 09:00| 2026-03-16 17:00

Exemple 2 : Formation avec 4 Dates

Feuille Formations :

Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur

Feuille Séquences :

Formation                 | Nom séquence | Lieu               | Public    | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin      | Date 2 Début    | Date 2 Fin      | Date 3 Début    | Date 3 Fin      | Date 4 Début    | Date 4 Fin
Formation manager Itinova | Groupe A     | Siège - grande salle| directeur | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00| 2026-01-27 09:00| 2026-01-27 17:00| 2026-02-03 09:00| 2026-02-03 17:00| 2026-02-10 09:00| 2026-02-10 17:00

Exemple 3 : Import Multiple

Feuille Formations :

Nom de la formation          | Description                              | Public cible
Formation manager Itinova    | Formation complète pour les managers     | directeur
Formation Leadership         | Développer ses compétences en leadership | chef_service
Formation Gestion du temps   | Optimiser son organisation quotidienne   | tous

Feuille Séquences :

Formation                 | Nom séquence       | Lieu        | Public       | Capacité | Date blocage      | Statut  | Date 1 Début    | Date 1 Fin
Formation manager Itinova | Groupe A - Janvier | Salle A     | directeur    | 12       | 2026-01-05 10:00  | ouverte | 2026-01-20 09:00| 2026-01-20 17:00
Formation manager Itinova | Groupe B - Février | Salle A     | directeur    | 12       | 2026-02-01 10:00  | ouverte | 2026-02-15 09:00| 2026-02-15 17:00
Formation Leadership      | Session Printemps  | Salle B     | chef_service | 15       | 2026-03-01 10:00  | ouverte | 2026-03-16 09:00| 2026-03-16 12:00
Formation Gestion du temps| Session Été        | En ligne    | tous         | 20       | 2026-06-01 10:00  | ouverte | 2026-06-15 14:00| 2026-06-15 17:00

Ce fichier créera :

  • ✅ 3 formations
  • ✅ 4 séquences

Dépannage

Problème : "Erreur lors de la lecture du fichier"

Causes possibles :

  • Le fichier n'est pas au format Excel (.xlsx ou .xls)
  • Le fichier est corrompu
  • Les feuilles "Formations" ou "Séquences" sont manquantes ou renommées

Solution :

  • Utilisez le template fourni
  • Vérifiez que les noms des feuilles sont exactement "Formations" et "Séquences"
  • Réenregistrez le fichier au format .xlsx

Problème : "Formation non trouvée"

Cause :

  • Le nom de la formation dans la feuille "Séquences" ne correspond pas exactement à celui de la feuille "Formations"

Solution :

  • Vérifiez l'orthographe exacte
  • Vérifiez les espaces en début/fin
  • Utilisez le copier-coller pour éviter les erreurs

Problème : "Public cible invalide"

Cause :

  • La valeur saisie ne fait pas partie des valeurs autorisées

Solution :

  • Utilisez uniquement : directeur, chef_service, tous ou autre
  • Vérifiez l'orthographe (pas d'accent, pas de majuscule)

Problème : "Date de blocage obligatoire"

Cause :

  • La colonne "Date blocage" est vide

Solution :

  • Remplissez la date au format YYYY-MM-DD HH:MM
  • Exemple : 2026-01-05 10:00

Limites et Restrictions

  • Format de fichier : Uniquement .xlsx et .xls
  • Taille maximale : Pas de limite technique, mais privilégiez des imports de moins de 1000 lignes pour des performances optimales
  • Dates par séquence : Maximum 4 dates
  • Encodage : UTF-8 recommandé pour les caractères accentués
  • Doublons : L'import ne vérifie pas les doublons avec les données existantes. Vérifiez manuellement avant l'import.

Après l'Import

Une fois l'import réussi :

  1. Vérifiez les données :

    • Allez dans Gestion > Formations pour voir les formations créées
    • Allez dans Gestion > Séquences pour voir les séquences créées

  2. Complétez les informations manquantes :

    • Formateurs (à assigner manuellement)
    • Informations complémentaires

  3. Activez les inscriptions :

    • Les liens d'inscription sont générés automatiquement
    • Partagez-les avec les apprenants

Support

En cas de problème :

  • Vérifiez que vous utilisez le template fourni
  • Consultez les messages d'erreur détaillés
  • Contactez le support : o.pareige@itinova.org

Dernière mise à jour : 25 novembre 2025

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