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9.7 KiB
Guide de configuration des attestations de formation
Auteur : Manus AI
Date : 13 janvier 2026
Version : 1.0
Introduction
Ce guide explique comment configurer et gérer les attestations de formation dans l'application de gestion des formations Manager Itinova. Le système d'attestations permet de générer et d'envoyer automatiquement ou manuellement des documents officiels aux apprenants ayant complété une formation.
La configuration des attestations se fait désormais de manière centralisée dans la page "Gestion des attestations", accessible depuis le menu de navigation principal.
Accès à la page de gestion
Pour accéder à la configuration des attestations, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à l'application avec un compte administrateur
- Dans le menu latéral gauche, cliquez sur "Gestion des attestations" (section "Gestion")
- Vous accédez alors à l'interface de configuration
Configuration par formation
La configuration des attestations se fait formation par formation. Cela permet d'adapter le mode de génération et d'envoi selon les besoins spécifiques de chaque type de formation.
Étape 1 : Sélectionner une formation
Dans la section "Sélectionner une formation", utilisez le menu déroulant pour choisir la formation que vous souhaitez configurer. La liste affiche toutes les formations actives dans le système.
Étape 2 : Configurer le mode de génération
Le système propose deux modes de génération des attestations :
| Mode | Description | Cas d'usage |
|---|---|---|
| Génération automatique | Les attestations sont générées automatiquement à partir du modèle configuré dans le système | Formations standardisées avec un format d'attestation uniforme |
| Import manuel | Vous uploadez un document PDF personnalisé pour chaque apprenant | Formations nécessitant des attestations personnalisées ou avec des mentions spécifiques |
Pour sélectionner le mode :
Cochez l'option correspondante dans la section "Mode de génération des attestations". Le mode automatique est recommandé pour la plupart des formations, car il garantit une cohérence dans les documents délivrés et réduit considérablement le temps de traitement.
Étape 3 : Configurer le mode d'envoi
Le système propose deux modes d'envoi des attestations :
| Mode | Description | Cas d'usage |
|---|---|---|
| Envoi automatique | Les attestations sont envoyées automatiquement par email aux apprenants dès qu'elles sont générées ou uploadées | Formations à grande échelle où l'envoi manuel serait chronophage |
| Envoi manuel | Vous décidez quand envoyer chaque attestation via un bouton d'action | Formations nécessitant une validation manuelle avant envoi, ou pour un contrôle précis du timing d'envoi |
Pour sélectionner le mode :
Cochez l'option correspondante dans la section "Mode d'envoi des attestations". L'envoi manuel offre plus de contrôle, tandis que l'envoi automatique optimise le processus pour les formations récurrentes.
Étape 4 : Enregistrer la configuration
Une fois les deux modes sélectionnés, cliquez sur le bouton "Enregistrer la configuration" pour appliquer les paramètres. Un message de confirmation s'affichera pour indiquer que la configuration a été enregistrée avec succès.
Gestion des apprenants et attestations
Après avoir configuré une formation, la section "Apprenants inscrits" affiche la liste de tous les apprenants ayant participé à cette formation, avec leur statut d'attestation.
Tableau des apprenants
Le tableau affiche les informations suivantes pour chaque apprenant :
- Nom et prénom : Identité de l'apprenant
- Email : Adresse email de contact
- Séquence : Nom de la séquence de formation suivie
- Statut : État de l'attestation (Générée, En attente, Envoyée, etc.)
- Actions disponibles : Boutons pour prévisualiser, envoyer ou supprimer l'attestation
Actions disponibles
Selon le mode de génération et d'envoi configuré, différentes actions sont disponibles :
Mode génération automatique
- Prévisualiser (icône œil) : Affiche l'attestation générée dans une fenêtre modale
- Envoyer (icône enveloppe) : Envoie l'attestation par email à l'apprenant (si mode d'envoi manuel)
- Supprimer (icône corbeille) : Supprime l'attestation générée (nécessite une confirmation)
Mode import manuel
- Upload (icône téléchargement) : Permet d'uploader un fichier PDF personnalisé pour cet apprenant
- Prévisualiser (icône œil) : Affiche l'attestation uploadée
- Envoyer (icône enveloppe) : Envoie l'attestation par email (si mode d'envoi manuel)
- Supprimer (icône corbeille) : Supprime le document uploadé
Workflows recommandés
Workflow 1 : Formation standardisée avec envoi automatique
Configuration recommandée :
- Mode de génération : Automatique
- Mode d'envoi : Automatique
Processus :
- Configurez la formation avec les deux modes automatiques
- Enregistrez la configuration
- À la fin de chaque séquence, les attestations sont automatiquement générées et envoyées aux apprenants
- Consultez le tableau pour vérifier que tous les apprenants ont bien reçu leur attestation
Avantages : Processus entièrement automatisé, gain de temps considérable, aucune intervention manuelle nécessaire.
Workflow 2 : Formation avec validation manuelle
Configuration recommandée :
- Mode de génération : Automatique
- Mode d'envoi : Manuel
Processus :
- Configurez la formation avec génération automatique et envoi manuel
- Enregistrez la configuration
- À la fin de chaque séquence, les attestations sont automatiquement générées
- Consultez le tableau des apprenants
- Prévisualisez chaque attestation pour vérifier son contenu
- Cliquez sur le bouton "Envoyer" pour chaque apprenant validé
Avantages : Contrôle total sur l'envoi, possibilité de vérifier chaque attestation avant envoi, flexibilité dans le timing.
Workflow 3 : Formation avec attestations personnalisées
Configuration recommandée :
- Mode de génération : Manuel
- Mode d'envoi : Manuel
Processus :
- Configurez la formation avec les deux modes manuels
- Enregistrez la configuration
- Préparez les attestations personnalisées en PDF pour chaque apprenant
- Dans le tableau, cliquez sur le bouton "Upload" pour chaque apprenant
- Sélectionnez le fichier PDF correspondant
- Prévisualisez l'attestation uploadée pour vérifier
- Cliquez sur "Envoyer" pour transmettre l'attestation par email
Avantages : Personnalisation maximale, adaptation aux besoins spécifiques de chaque apprenant, contrôle total du processus.
Bonnes pratiques
Nommage des fichiers PDF
Lorsque vous uploadez des attestations manuellement, utilisez une convention de nommage claire pour faciliter l'identification :
Attestation_[NomFormation]_[NomApprenant]_[Date].pdf
Exemple : Attestation_ManagementEquipe_Dupont_20260113.pdf
Vérification avant envoi
Même en mode automatique, il est recommandé de vérifier périodiquement le tableau des apprenants pour s'assurer que tous les envois ont été effectués avec succès. Les erreurs d'envoi (adresse email invalide, problème de configuration SMTP) sont signalées dans la colonne "Statut".
Archivage
Le système conserve automatiquement un historique de toutes les attestations générées et envoyées. Cet historique est accessible depuis la page "Historique des attestations" et permet de :
- Consulter les attestations déjà envoyées
- Renvoyer une attestation en cas de perte par l'apprenant
- Générer des rapports sur les attestations délivrées
Sauvegarde des documents
Bien que le système stocke les attestations de manière sécurisée, il est recommandé de maintenir une sauvegarde locale des documents importants, notamment pour les formations certifiantes ou réglementées.
Dépannage
L'attestation n'a pas été envoyée
Causes possibles :
- Configuration SMTP incorrecte ou incomplète
- Adresse email de l'apprenant invalide
- Problème de connexion réseau temporaire
Solution :
- Vérifiez la configuration SMTP dans la page "Configuration Email"
- Vérifiez l'adresse email de l'apprenant dans sa fiche
- Utilisez le bouton "Envoyer" pour retenter l'envoi manuel
L'attestation générée automatiquement est incorrecte
Causes possibles :
- Modèle d'attestation mal configuré
- Données de l'apprenant incomplètes
Solution :
- Vérifiez les informations de l'apprenant (nom, prénom, dates de formation)
- Contactez l'administrateur système pour vérifier le modèle d'attestation
- En attendant la correction, passez en mode "Import manuel" pour cette formation
Impossible d'uploader un fichier PDF
Causes possibles :
- Fichier trop volumineux (limite : 10 Mo)
- Format de fichier incorrect (seul le PDF est accepté)
- Problème de connexion réseau
Solution :
- Vérifiez que le fichier est bien au format PDF
- Compressez le fichier PDF si sa taille dépasse 10 Mo
- Réessayez l'upload après avoir vérifié votre connexion internet
Support et assistance
Pour toute question ou problème technique concernant la configuration des attestations, contactez l'équipe support à l'adresse suivante :
Email : support@itinova.org
Téléphone : +33 (0)1 XX XX XX XX
Historique des versions
| Version | Date | Modifications |
|---|---|---|
| 1.0 | 13 janvier 2026 | Création du guide initial |
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